Размеры суточных расходов по найму жилого помещения при заграничных командировках

Дата обновления публикации: 24.11.2017

Зачастую сотрудников различных компаний руководство отправляет в поездки для реализации служебного поручения вне своего рабочего места. Подобные путешествия именуют командировками. В ТК прописывается определение этого слова, а также гарантии при отправлении работников в командировки. Так, фирма гарантирует своему специалисту сохранить не только его основное место, должность, среднюю заработную плату, но и обязано компенсировать все издержки, произошедшие в ходе поездки. Прежде всего это проживание, цена поездки, сотовая и интернет-связь, оформление виз и прочих трат. К тому же, за время отсутствия работника ему продолжает начисляться заработная плата, которая определяется в зависимости от среднего дохода. Помимо этого, человеку еще до самой командировки выплачиваются суточные на все дни поездки.

Размеры суточных расходов по найму жилого помещения при заграничных командировках

Под определением суточные подразумевают денежную сумму, необходимую для труда и проживания работника в месте реализации служебных обязанностей. В соответствии с действующим законом, сотруднику полагаются суточные за выполнение рабочего поручения в случае, когда ему приходиться проживать в иностранном государстве.

По существу специалисту зачастую выплачиваются суточные лишь в ситуациях, когда длительность командировки составляет более одного дня, и он ночует вне места жительства. Но, в указе Верховного Суда говорится, что период времени в служебной поездке никак не связан с начислением денежных средств. Суд дал разрешение компаниям предоставлять суточные работнику, если он находился в командировку меньше одного дня, поскольку это выступает компенсацией его затрат. При этом, согласно закону, расходы специалиста, проживание и проезд не влияют на суточные.

На сегодняшний день не определен лимит по суточным. Поэтому предприятия вправе устанавливать свою сумму, согласовав ее во внутренней документации компании. Небольшие фирмы зачастую устанавливают суточные в размере нескольких сот рублями, поскольку этот размер обложен НДФЛ. Если сумма выше, потребуется удерживать НДФЛ. Для командировок в иностранное государство не облагаемый лимит денежных средств составляет 2 500 рублей.






Существует несколько типов затрат в заграничных командировках:

Суточные предполагают расходы на личные потребности (питание, самостоятельная аренда жилого помещения).

Проездные – трата за использования общественного вида транспорта, подготовка документов для проезда в нем, постельные принадлежности в поездах.

Аренда жилья – комнаты, квартиры, номера в отеле (в независимости от места – конечный пункт назначения поездки или место вынужденной остановки).

Другие – сотовая связь (переговоры по телефону по рабочим делам), интернет (использование электронного адреса по служебным вопросам), услуги почты и телеграфа (деловая переписка), банка (обмен денег).

Вид расходов в служебных поездках отмечается в коллективном соглашении компании.

Специалисты не советуют вписывать в договор расходы за:

сервис в ресторане (в частности обслуживание в пабах, барах и кафетериях),

услуги спортклубов при гостиницах, где временно проживает откомандированный работник,

услуги иных предприятий, отмеченных в контракте.

Указанные в коллективном соглашении типы командировочных расходов, помимо суточных, подтверждаются работником в документальной форме. В целях подтверждения времени пребывания в заграничной служебной поездке, специалист должен предъявить билет на поезд, авиалайнер или другой транспорт. В ситуации, если работник отправился в командировку на личном либо служебном автомобиле, потребуется служебная записка. Согласно закону, время нахождения в деловой поездке устанавливается в зависимости от предоставленных человеком документов на проезд. В случае утери билета, бухгалтеры имеют право отказать в возмещении его стоимости.

Для наилучшего понимания ситуации рассмотрим пример. Работник предприятия потерял талон на самолет. Он находился в командировке два дня, купив билет на собственные средства и рассчитывая на последующую компенсацию. Изначально бухгалтер отказала возмещать стоимость проезда, поскольку он не смог предоставить доказательства. В результате специалисту пришлось отправиться в аэропорт для запроса документов.

По сравнению с официальными ж/д и авиабилетами, не все отели готовы предоставить клиентам необходимые документы о заселении, ограничиваясь квитанциями, написанными от руки. По закону, подобные заведения не обязаны выдавать посетителю специальный бланк. Поэтому, в целях предотвращения вероятных конфликтов с бухгалтерами, рекомендуется перед арендой номера связаться с сотрудниками гостиницы для уточнения списка документов, которые они способны предоставить.

В свою очередь, суточные затраты не нужно подтверждать при помощи документов. Они предоставляются начальством в следующих случаях:

В ситуации служебной поездки работодатель самостоятельно определяет размер выплаты, указав его в коллективном соглашении в разделе, посвященном командировкам. Если работа предполагает постоянные разъезды – сумма устанавливается еще при составлении трудового контракта.

Так, суточные представляют собой компенсацию затрат на дополнительные потребности, возникающие в ходе командировки, когда работник проживает дома (расходы на проезд и проживание сюда не входят).

При расчете суточных за поездку в иностранное государство, необходимо в обязательном порядке учитывать число дней, проведенных за границей. Берутся во внимание сутки, когда работник пребывал за рубежом не весь командировочный период, а лишь часть. Определить это позволят специальные пометки в загранпаспорте сотрудника, которые ставятся в таможенной компании.

Особенностью служебных поездок за пределы страны, считается расчет суток: с даты, когда работник пересек границу РФ, суточные начисляются в валюте того государства, где он будет проживать до дня возвращения. С момента въезда в Россию суточные вновь предоставляются в рублях.

Их сумма устанавливается согласно внутренним документам предприятия, где отмечена соответствующая сумма за день. Самое главное, что необходимо учитывать превышение определенных пределов компенсации (2500 рублей в день) влечет взимание налоговых выплат.

В случае, если длительность заграничной командировки составляет не больше одного дня, работнику компании оплачивают лишь половину от установленного размера в денежной валюте государства, куда планируется поездка.

Поездки в государства СНГ (например, Армения, Молдавия, Украина и др.) имеют свои особенности. В случае таких командировок не делают пометок в загранпаспорте. Суточные для подобных ситуаций определяется особым способом: день, когда была пересечена граница, устанавливается по проездному билету.

Чтобы прервать деловую поездку и досрочно вернуть сотрудника на место, потребуется оформить особый приказ, который составляется не по официальному шаблону, а в свободном виде. Однако нет необходимости править изначальные документы. Одного приказа о возвращение специалиста будет вполне достаточно. Главное условие указание причины, в связи с которой возникла данная необходимость, поскольку это служит основанием дополнительных затрат. В случае, если работнику придется снова отправиться в эту поездку, сопровождающие документы составляются повторно.

Несколькими годами ранее государство отменило следующую командировочную документацию:

деловые поручения (предписание всей командировки),

командировочный документ,

отчеты по возвращения из-за границы.

В текущем году вся информация о служебной поездке фиксируется в специальной записке. К ней прилагаются сопроводительные бумаги. Авансовый отчет включает данные о размере расходов сотрудника. Он оформляется в течение 3-х суток с момента приезда.

Командировочная компенсация может быть разной для каждого специалиста в зависимости от его должности. Сумма суточных на сегодняшний день носит не ограниченный характер. Откомандированному работнику предоставляются суточные выплаты за все время нахождения в рабочей поездке. Эта сумма включает, кроме основных дней: праздники, выходные, больничные, время в дороге, остановки по вынужденным причинам.

Похожие записи