Какие документы должен принести сотрудник по возвращению из командировки

Дата обновления публикации: 25.11.2017

Документы, которые должен предъявить сотрудник по возвращению из деловой поездки

Поскольку командировка в каждой из существующих организаций разного назначения является весьма обычным делом, то любому ответственному руководителю важно знать, какие бумаги необходимы для правильного и грамотного оформления такой поездки повышенной важности. Как поступить в таких ситуациях, если вдруг сотрудник задержался, вернулся в положенные сроки, заболел или и вовсе отправился в отпуск?

Какие документы должен принести сотрудник по возвращению из командировки

Когда сотрудник вернулся вовремя

Если он отправился в поездку на любом из следующих видов обычного пассажирского транспорта: автобусе, поезде, самолете, то он непременно должен привезти с собой авансовый отчет, билеты, а также полностью погашенный счет об оплате индивидуально, а не через расчетный счет фирмы.

Если же он отправился на персональном автомобиле, то он помимо авансового отчета и оформленного путевого листа должен в случае совершения оплаты проживания в любом месте наличными предоставить квитанцию или счет, который был оплачен. Также важно не забыть о служебной записке.

Если он отправился на автомобиле, но был в нем пассажиром, важно предоставить авансовый отчет, квитанцию об оплате места ночлега и служебную записку.






Помимо вышеуказанных документов, каждой организацией, которая отправляет работника в дальнюю командировку, может быть внедрен свой индивидуальный список необходимых отчетных бумаг. Также важно не забыть о приказе о командировке по утвержденной форме Т-9.

Если работник задержался, остался на выходные или ушел в отпуск?

Для таких необычных случаев существуют отдельно прописанные правила, согласно которым человек в обязуется привезти с собой бумаги, которые соответствуют той или иной непредвиденной или предусмотренной законом ситуации. К примеру, сотрудник, который был отослан в командировку, задержался на некоторый продолжительный период. Если задержка была связана с какой-либо уважительной причиной, то он обязательно должен предоставить так называемый лист временной нетрудоспособности (справка о пропавших документах, отмена рейса автобуса, задержка поезда и так далее) и другие виды специальных бумаг, которые в той или иной мере подтверждают уважительную причину. Поскольку в каждой поездке может произойти всякое, от чего никто не застрахован на все сто процентов.

Если вдруг он остался на ближайшие выходные дни, то он непременно обязан предоставить собственное заявление с просьбой задержаться на ближайшие выходные дни. Если вдруг имеет место быть такая ситуация, то организации нужно издать соответствующий указ о том, что сотруднику позволено остаться на выходные, если нет заявления.

Также бывают ситуации, когда человек был отправлен в командировку и после нее решил сразу же отправиться в отпуск. В таком случае, ним обязательно должно быть написано заявление для того, чтобы остаться в отпуске сразу же после завершения рабочей поездки.

От самой организации требуется следующая важнейшая документация: приказ об отправке в отпуск и если сотрудник не написал заявление, то нужно создать определенный приказ, который гласит, что сотруднику позволено остаться в отпуске сразу же после отбывания в командировке.

Дополнительные моменты

Важно в специальном имеющемся в каждой фирме журнале зафиксировать факт отбытия работника в командировку. Это требуется для отчетности. Следует отметить тот момент, что при поездках на личном транспорте организация обязана компенсировать все затраты. Этот момент предусмотрен в Трудовом Кодексе. Объемы компенсации устанавливаются каждой организацией индивидуально.

Этот немаловажный пункт важно предусмотреть в заранее составленном трудовом договоре или определенном соглашении, который также может быть прописан в отдельно созданном приказе директора.

Как известно, такие путевые листы очень важны для того, чтобы подтвердить фактическое использование собственного транспорта для длительных поездок в командировки и обоснованность потраченных сумм денежных средств.

Если работник был отправлен в командировку всего лишь на один день, то суточные выплаты ему не полагаются. Все потраченные денежные средства учитываются не в составе командировочных, а в других видах расходов, которые напрямую связаны с производственными моментами и последующей реализацией. Иными словами, выплаты можно подразумевать как возмещение затрат, которые были нужны для того, чтобы он мог своевременно выполнять свои определенные трудовые функции помимо места постоянного пребывания. Их непременно нужно учесть при рассчитывании налога на прибыль.

Главные требования, которые предъявляют налоговые инспекторы к оформлению авансового отчета

Среди них можно выделить:

1. Он обязательно должен быть утвержден только самим директором компании. Днем, когда при налогообложении возникают любые расходы, считается дата его утверждения.

2. В нем непременно следует указать все реквизиты: название и дата подписания этого документа, полное название корпорации (или просто фамилия и инициалы руководствующих личностей), общие объемы потраченных денежных средств, должности и детальные расшифровки фамилии, имени и отчества человека, пребывавшего в командировке и всех ответственных сотрудников главного бухгалтера и директора.

3. В каждом из чеков, квитанций и прочих документах важно чтобы был указан вид товара, который был приобретен. В ситуациях, если чек был пробит всего лишь на определенную сумму, работник имеет полное право потребовать, чтобы ему выдали товарный чек. В иных случаях, идентифицировать тот или иной расход, а также его обоснованность никак нельзя. именно поэтому работник может даже не рассчитывать на то, что ему возместят потраченную сумму денежных средств. А вот ранее выплаченный аванс придется либо удержать, либо просто оформить как совершенно иную выплату и перечислить с нее страховые взносы.

4. Обязательно важно запомнить следующий момент: принимаются только те документы, которые содержат точную дату совершения покупки, оплаты проживания или приобретения проездного документа. Если этого не будет, то работник может даже не рассчитывать на то, что ему будет возмещен ущерб.

Для чего нужна служебная записка?

Человек, который отправился в путь на собственном автомобиле, может рассчитывать на полную компенсацию, которая положена ему за использование личного транспорта по работе. Если он решил отправиться в деловую поездку на собственном автомобиле, мотоцикле или другой разновидности транспортных средств, то он должен отдать в бухгалтерию служебную записку. В ней следует зафиксировать точный срок поездки.

Также важно не переусердствовать с ее составлением, не перегружать ее лишними, никому не нужными сведениями. Это не тот документ, который подтверждает использование транспорта.

Служебная записка обязательно необходима для начисления суточных и подтверждения всех расходов, которые связаны с данной поездкой. В ней должны быть прописаны специальные реквизиты, к которым можно отнести наименование и дату создания данного документа, детальное название организации, содержание хозяйственной операции, объемы натурального измерения общее число дней отсутствия и личную подпись сотрудника. Важно не забыть о том, что следует указать время и место отправки и прибытия.

После того, как работник вернулся назад на прежнее место работы, он непременно должен сдать своему работодателю служебную записку со всей важной информацией. К ней обязательно важно приложить специальные оправдательные документы, которые подтверждают действительное использование своего транспорта для совершения деловой поездки в пункт назначения и обратно. К примеру, путевой лист, все счета, квитанции, чеки и другие документы. Без путевого листа возмещение компенсации за задействование автомобиля невозможна. Поэтому работнику обязательно нужно его прилагать ко всему пакету документов для того, чтобы однозначно получить покрытие всех расходов. Он является так называемым первичным документом по учету трудоспособности автомобильного транспорта и основой для начисления заработной платы.

Каждый работник по возвращению должен предоставить соответствующие документы для того, чтобы закрыть командировку: отчет и соответствующие бумаги к нему, а также копии загранпаспорта (если он был за границей). Эти документы должны быть предоставлены на протяжении трех рабочих дней после возвращения. Если работник вернулся обратно в выходной или праздничный день, то отсчет нужно начинать с рабочего дня. Этот срок касается как заграничных, так и поездок по территории РФ. Для всех компаний и фирм существуют определенные правила и нормы, с которыми можно ознакомиться в Трудовом Кодексе.

Похожие записи