Как правильно писать деловые письма

Дата обновления публикации: 24.11.2017

Как писать деловые письма

В деловой переписке важно все: и содержание, и оформление. Правильно оформленное, грамотное, содержательное письмо повысит шансы на успешное достижение цели и улучшит деловую репутацию организации или предприятия.

Как правильно писать деловые письма

Деловое письмо состоит из таких частей:

Заголовок для делового письма

Состав заголовочной части письма регламентируется нормативно-правовыми документами. Под информацией фирменного бланка идут данные, которые располагаются двумя колонками:

• В левой колонке указывают: 






• регистрационный номер и дату письма, 

• под ним: на данные о письме, на которое отвечают (если таковое есть),

• ниже: кратко сформулированную тему письма.

• В правой колонке помещают данные об адресате – наименование организации или предприятия (именительный падеж), должность, инициалы и фамилию (дательный падеж). 

Текст делового письма

Если коротко, текста делового письма состоит из:

• обращения,

• вступления почему (на основании чего, в связи с чем),

• основной части для чего,

• заключения что должно быть сделано (или уже сделано, или не может быть сделано).

Подпись письма

Перед подписью желательно разместить «Формулу вежливости». Обычно это слова «С уважением». Далее отдельной строкой – должность, подпись, инициалы, фамилия.

Под подписью – дата. Ниже располагают данные об исполнителе – фамилию, инициалы, контактный телефон.

Если с письмом отправляют какие-нибудь документы, внизу располагается слово «Приложение», далее в формате списка перечисляются документы.

Для каждого указывается, сколько экземпляров прилагается и сколько листов в каждом, если документ в электронном виде имя и тип файла, носитель информации. 

Важно:

• Необходимо заранее выяснить, как правильно называется должность адресата, его имя и отчество. Перед Ф.И.О принято указывать научное, персональное или специальное звание, связанное с должностной деятельностью.

• Лучшая форма обращения «Уважаемый, имя и отчество». Допустимо также: «Уважаемый господин должность или фамилия, если это частное лицо». Обращение располагают посередине строки.

• Если в письме есть ссылка на другой документ, данные о нем вносятся так: вид (письмо, закон и т.д.), издатель (президент, кабинет министров и пр.). Дата указывается перед регистрационным номером, последним заглавие.

• Текст письма должен быть лишен эмоций. В нем могут присутствовать и даже приветствуются стандартные обороты. Главное, чтобы изложение было лаконичным и понятным. Следует избегать слов и терминов, неизвестных адресату или допускающих двоякое толкование.

• Правописание необходимо тщательно проверять – как для поддержания имиджа, так и для сохранения смысла («Разрешить нельзя отказать»).

При выполнении этих простых правил писать деловые письма будет легче.

Рекомендации для новичка в бизнесе

  • Бесплатные консультации по бизнесу В КОНТАКТЕ «Секреты бизнеса для новичка«
  • Деньги для бизнеса, на сайте онлайн-кредитования: взять кредит онлайн.
  • Обучающие видеокурсы: комплект начинающего предпринимателя.
  • Интернет-магазин качественного торгового оборудования: торговое оборудование.
  • Всего хорошего! Пока!

    Похожие записи